Buchhaltung

AUTOMATISRUNG DER ARBEIT

Comarch ALTUM automatisiert die Buchung von Dokumenten. Eine schnelle Berechnung von Finanzanalysen und die automatische Ab- und Aufrechnung der Dokumente ist unkompliziert möglich. Auch Buchungsschlüssel – vordefinierte Vorlagen für Buchungseinträge – leisten Ihren Beitrag zur einfachen Buchung. Für den Nutzer ergibt sich die Erleichterung, dass nicht jedes einzelne Dokument einen Buchungssatz erhalten muss. Der Buchungsschlüssel erstellt automatisch einen Buchungssatz aufgrund seiner Definition. Zusätzlich kann der Buchungsschlüssel auch ein Konto im Kontenplan anlegen, falls dieses noch nicht vorhanden ist.

Mit oben genannten Buchungsschlüssel arbeiten so genannte verbundene Schlüssel. Zu den schon vorhandenen Buchungsschlüsseln kann eine beliebige Anzahl von verbundenen Schlüssel hinzugefügt werden, deren Ausführung gleich nach einem Buchungsschlüssel erfolgt. In der Buchführung werden Transaktionen durchgeführt, die logisch miteinander verknüpft sind. Sie werden z.B. bei der Zuordnung auf Kostenstellen eingesetzt.

Die Buchungsinstrumente wurden um Schemata für periodische Buchungen erweitert. Durch diese Funktion kann der Benutzer identische, wiederkehrende Einträge definieren und den Zeitpunkt für deren Buchung festlegen. Diese Funktion eignet sich besonders für die Buchung von Einträgen wie Abschreibung, Darlehenstilgung oder anderen Einträgen, die sich jeden Monat, jedes Quartal oder jedes Jahr wiederholen. Die Schemata sind für Einträge entwickelt worden, die nicht zu den täglichen Geschäftsvorgängen zählen und daher nicht auf Quelldokumenten (Rechnung, Quittung usw.) basieren.

KONTROLLE DER FINANZEN

Das Buchhaltungsmodul von Comarch ALTUM ermöglicht die Generierung einer breiten Auswahl an Finanzberichten: Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Finanzergebnisse. Über diese Finanzkontrolle ist es möglich, Analysen über die Zweckmäßigkeit finanzieller Verpflichtungen und getätigter Ausgaben zu erstellen, die finanzielle Lage des Unternehmens zu bewerten und die folgenden grundlegenden Fragen zu beantworten: „Wie hoch ist der Gewinn nach Steuern, den das Unternehmen erzielen kann?“ und „Sind die Tätigkeiten des Unternehmens rentabel?“

BERICHTERSTATTUNG

Der Benutzer kann in Comarch ALTUM Finanzberichte erstellen, die das Finanz- und Vermögensniveau, die Finanzierungsquellen des Unternehmens sowie Geschäftsergebnisse detailliert darstellen. Alle Berichte werden anhand der Buchungsdaten erstellt.

VORDEFINIERTE FINANZAUFSTELLUNGEN

Comarch ALTUM bietet vordefinierte Finanzaufstellungen, wie Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung. Die Finanzaufstellungen werden aufgrund der Buchungen berechnet.

JOURNAL UND TEILJOURNALE

Alle im System durchgeführten Transaktionen werden ins Journal übertragen. Im Journal kann der Benutzer eine beliebige Anzahl von Teiljournalen anlegen. Diese sind bei der Zuordnung von Transaktionen behilflich. Teiljournale können beispielsweise für Kassen-/Banktransaktionen und die Anordnung von Einkaufs-/Verkaufsrechnungen angelegt werden.

SUMMEN UND SALDENLISTE

Die Summen- und Saldenliste informiert über den aktuellen Stand auf den Buchungskonten. Der Benutzer hat die Möglichkeit Konten aus einer beliebig ausgewählten Abrechnungsperiode zu filtern. Dabei kann die Berücksichtigung von Einträgen im Puffer oder der Glossarkonten aktiviert oder deaktiviert werden. Zusätzlich kann zwischen allen Kontoebenen, nach Währung und Kontotyp (Bilanz-, Aufwandskonten) gefiltert werden. Darüber hinaus kann der Benutzer die Berechnung für Konten mit Null-Umsätzen und Null-Salden ausschließen.

BUCHUNG IN MEHREREN WÄHRUNGEN

Das System erlaubt, Dokumente in mehreren Währungen (System- und Fremdwährung) zu buchen. Die Buchung in zwei Währungen kann zweierlei durchgeführt werden: einerseits dadaurch, dass ein Sachkonto zu dem Hauptkonto angelegt wird, andererseits – durch ein außerbilanzielles Konto in der Fremdwährung. Auf diese Art und Weise wird jede Transaktion doppelt gebucht werden: einmal auf das Konto in der Systemwährung, einmal auf das Konto in der Fremdwährung.

AUTOMATISCHE VERRECHNUNGEN AUF KONTEN ist eine der Funktionalitäten, die zur Automatisierung der Arbeit in der Buchhaltung dienen. Der Verrechnungsprozess basiert auf denselben Regeln wie im Falle der manuellen Ab-/Aufrechnungen. Während des Prozesses werden die Einträge ausgesucht und abgerechnet; z.B. betrifft einer der Einträge die Einkaufsrechnung und der andere – die Verkaufsrechnung, so entsteht automatisch die Aufrechnung.

Ein Resultat der Buchführung ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Diese senden Sie per ELSTER elektronisch an Ihr zuständiges Finanzamt. Ebenso ist die Abgabe der Zusammenfassenden Meldung bei Bedarf möglich. Das System gibt Ihnen die Möglichkeit, Erklärungen in den Puffer, endgültig einzuspeichern, zu verwerfen oder zu aktualisieren.

PROFILE

Die Architektur des Systems ermöglicht, Benutzerprofile für jeden funktionellen Bereich des Systems anzulegen. Sie können z.B. ein Profil für Buchhalter anlegen, welche lediglich die für sie wichtigen Funktionalitäten dargestellt bekommen. Aus der Ebene des Systemadministrator kann das Layout nur für Mitarbeiter angepasst werden, die sich mit Ein-/Auszahlungen beschäftigen. In dem Fall wird der finanzielle Bereich verfügbar sein. Vor allem die Geschäftsleitung interessieren Auswertungen und finanzielle Analysen. Entsprechend wird das Layout nur mit dem buchhalterischen Teil des System zur Verfügung gestellt, der Auswertungen zur Verfügung stellt.

FINANZEN IN COMARCH ALTUM

Zur Durchführung von Kassen-/Banktransaktionen, Ein-/Auszahlungen und Abrechnungen der ausgestellten Dokumente wird der finanzielle Teil des Systems eingesetzt. In diesem Bereich verfügen wichtige Dokumente über Informationen, welcher Anwender das Dokument zu welchem Zeitpunkt erstellt, bearbeitet und gelöscht hat.

ZAHLUNGSPLAN beinhaltet die Auflistung von allen Geschäftsvorgängen wie Einnahmen und Ausgaben der Finanzmittel - aus der Vergangenheit und den zu erwartenden Geschäftsvorgängen. Dadurch kann der Benutzer den Stand von Forderungen und Verbindlichkeiten kontrollieren. Durch die geplanten Ein- und Auszahlungen der Offenen Posten ist eine Liquiditätsvorschau möglich.

Die Funktionalität "ABRECHNUNG DER SUBJEKTE" ermöglicht, eingegangene oder durchgeführte Transaktionen mit Forderungen oder Verbindlichkeiten zu verknüpfen. Die durchgeführten Kassen-/Banktransaktionen können mit geplanten Zahlungen aus dem Zahlungsplan verbunden werden.

Im System haben wir zusätzlich die Möglichkeit gegeben, Verkaufs-/Einkaufsdokumente aufzurechnen und Rechnungen mit durchgeführten Zahlungen abzurechnen. Für Unternehmen, die Währungstransaktionen durchführen lässt das System zu, Belege in der Fremdwährung mit Ein-/Auszahlungen zu verbinden. Falls die Transaktionen mit einem unterschiedlichen Kurs berücksichtigt worden sind, entsteht das Kursdifferenzendokument automatisch. Das Dokument kann auch auf entsprechende Konten durch einen vordefinierten Buchungsschlüssel registriert werden.

Im Bereich der Finanzen kann man über Gegenkonto buchen. Diese Funktionalität vereinfacht den Buchungsprozess und wird aus der Ebene der Kassen-/Banktransaktionen eingesetzt. Dadurch kann man Zahlungen mit anderen Subjekten direkt während der Kassen/Banktransaktion durchführen.

BUSINESS INTELLIGENCE ANALYSEN

Neben den laufenden buchhalterischen Aufzeichnungen und der Kontrolle der Firmenfinanzen ist die Finanzabteilung häufig auch für den Informationsfluss im Unternehmen verantwortlich. Da sowohl auf Basis des Kontenplans als auch auf Basis von im System erfassten Dokumenten Analysen durchgeführt werden können, sind die für das Unternehmen wichtigen Informationen schneller zugänglich.